בינה מלאכותית בהנהלת חשבונות: מה היא כבר יכולה לעשות ומה עדיין דורש איש מקצוע

בינה מלאכותית כבר אינה מושג ששייך רק לעולם הטכנולוגיה. היא נכנסת בהדרגה גם לעבודה של משרדי רואי חשבון, יועצי מס ומנהלי חשבונות, ומציעה כלים שיכולים לסייע בעבודה עם מידע, מסמכים, טקסטים ותהליכים שחוזרים על עצמם.

אבל לצד האפשרויות החדשות חשוב לזכור עיקרון אחד: AI הוא כלי עבודה. הוא אינו תחליף לידע המקצועי, לאחריות ולשיקול הדעת של איש המקצוע.

איפה בינה מלאכותית יכולה לעזור כבר היום?

הערך הגדול של AI אינו בהכרח בביצוע הפעולה המקצועית במקום המייצג, אלא ביכולת לקצר פעולות מקדימות ולסייע בעיבוד כמויות גדולות של מידע.

לדוגמה, ניתן להשתמש בכלי AI לצורך:

• סיכום מסמכים וטקסטים ארוכים
• ארגון מידע לפי נושאים
• ניסוח טיוטות של הודעות ומסמכים
• השוואה בין נתונים או גרסאות
• איתור נקודות שדורשות בדיקה נוספת
• יצירת רשימות משימות ובקרות
• סיוע בניתוח מידע ובהצגת תובנות ראשוניות

בעולם החשבונאות, האפשרות לשלב יכולות אנליטיות ויכולות של בינה מלאכותית יוצרת כבר כיום שיח מקצועי משמעותי סביב הדרך שבה הטכנולוגיה יכולה לתמוך בעבודתם של אנשי המקצוע.

פחות זמן על פעולות שחוזרות על עצמן

בכל משרד קיימות משימות שאינן דורשות בכל פעם מחדש שיקול דעת מקצועי מלא.

מיון ראשוני של מידע, הכנת סיכום, ארגון נתונים, יצירת טיוטה או בניית רשימת בדיקות הן פעולות שבהן AI יכול לסייע ולחסוך זמן.

המשמעות אינה שהמערכת מקבלת את ההחלטה המקצועית.

היא מאפשרת לאיש המקצוע להגיע מהר יותר לנקודה שבה נדרשים הידע, הניסיון וההחלטה שלו.

AI יכול לטעות

זו אולי הנקודה החשובה ביותר.

מערכות בינה מלאכותית יוצרת מסוגלות להפיק תשובה שנשמעת משכנעת גם כאשר חלק ממנה אינו מדויק. NIST מונה יצירת מידע שגוי או מומצא כאחד הסיכונים המרכזיים של מערכות Generative AI.

לכן כאשר משתמשים ב-AI בעבודה מקצועית, אין להתייחס לתוצאה כאל מקור מוסמך רק משום שהיא מנוסחת היטב.

מספרים, חישובים, הוראות מקצועיות, חוקים, מועדים, תקנות ומסקנות צריכים לעבור בדיקה מול המקור המתאים ועל ידי איש המקצוע.

במילים אחרות:

AI יכול לעזור להכין את העבודה. איש המקצוע עדיין צריך לאשר אותה.

ומה לגבי מידע של לקוחות?

משרד מייצגים עובד עם מידע שיכול להיות אישי, פיננסי ורגיש.

לכן לפני שמעתיקים מסמך, דוח, פרטי לקוח או נתונים עסקיים לכלי AI חיצוני, צריך להבין לאיזו מערכת המידע מוזן, כיצד הוא מטופל ואילו הרשאות חלות עליו.

הרשות להגנת הפרטיות בישראל ממליצה לצמצם ככל האפשר הזנה של מידע אישי שאינו נדרש למערכות AI, ולהימנע ככל האפשר מחשיפת פרטים מזהים שלא לצורך. בהמלצות שפרסמה גם ביחס לסוכני AI, הדגש הוא על מתן גישה רק למידע ההכרחי ולפרק הזמן הנדרש.

לכן כלל עבודה טוב הוא פשוט:

אם אין צורך אמיתי בפרטי הלקוח כדי לבצע את המשימה, לא מכניסים אותם.

איפה שיקול הדעת המקצועי נשאר קריטי?

יש הבדל גדול בין סיכום מידע לבין קבלת החלטה מקצועית על בסיס אותו מידע.

בחינה של נסיבות מיוחדות, פרשנות מקצועית, הערכת סיכון, החלטה כיצד לטפל במקרה חריג או המלצה ללקוח הן פעולות שבהן ההקשר והניסיון חשובים לא פחות מהנתונים עצמם.

גם בעולם שבו מערכות AI הופכות מתקדמות יותר, גופים מקצועיים בתחום החשבונאות ממשיכים להדגיש את תפקידו של שיקול הדעת האנושי בעבודה עם הטכנולוגיה.

איך מתחילים להשתמש ב-AI בצורה נכונה במשרד?

לא צריך להתחיל מהתהליך הרגיש או המורכב ביותר.

עדיף להתחיל ממשימות בעלות סיכון נמוך שבהן קל לבדוק את התוצאה.

לדוגמה:

ניסוח טיוטה למייל, סיכום חומר מקצועי, בניית צ'קליסט, ארגון נקודות מפגישה או הפיכת טקסט ארוך לרשימת משימות.

לאחר מכן ניתן לבחון באילו מקומות השימוש באמת חוסך זמן ואיפה הוא דווקא יוצר עבודה נוספת.

המטרה אינה להשתמש ב-AI בכל מקום.

המטרה היא להשתמש בו במקומות שבהם הוא משפר את תהליך העבודה בלי לפגוע בדיוק, באבטחת המידע או באחריות המקצועית.

כדאי גם לקבוע כללים למשרד

ככל שיותר עובדים מתחילים להשתמש בכלי AI, כדאי להגדיר דרך עבודה אחידה.

למשל:

איזה מידע מותר להזין, איזה מידע אסור להזין, אילו כלים מאושרים לשימוש, באילו משימות חייבת להתבצע בדיקה אנושית ומי אחראי לאישור התוצאה לפני שהיא יוצאת מהמשרד.

גישה כזו תואמת את העיקרון הרחב של ניהול סיכוני AI, שמדגיש בחינה מסודרת של אמינות, פרטיות, אבטחה וממשל ולא שימוש בלתי מבוקר בכלי.

אז האם AI יחליף את איש המקצוע?

השאלה המעניינת יותר היא לא אם AI יחליף את רואה החשבון, יועץ המס או מנהל החשבונות.

השאלה היא כיצד אנשי מקצוע ילמדו להשתמש בטכנולוגיה כדי לבצע חלק מהעבודה בצורה יעילה יותר, ולהשאיר לעצמם יותר זמן למשימות שבהן הידע והניסיון שלהם באמת נדרשים.

הטכנולוגיה יכולה לעבד מידע במהירות.

היא יכולה לסכם, לנסח, לארגן ולהציע.

אבל ההבנה של הלקוח, ההקשר המקצועי, האחריות על התוצאה וההחלטה כיצד לפעול נשארות בידי איש המקצוע.

לסיכום

בינה מלאכותית יכולה להפוך לכלי עבודה משמעותי גם במשרדי מייצגים, במיוחד כאשר משתמשים בה לצורך קיצור פעולות חוזרות, עיבוד מידע ויצירת בסיס לעבודה.

אבל שימוש מקצועי ב-AI מחייב גם גבולות ברורים.

לא מעבירים מידע רגיש ללא צורך, לא מסתמכים על תשובה בלי לבדוק אותה ולא מוותרים על שיקול הדעת המקצועי.

המשרד החכם אינו זה שנותן ל-AI לעשות הכול. הוא זה שיודע בדיוק איפה להשתמש בו, ואיפה לא.