הנהלת חשבונות כפולה: 7 בקרות שכדאי לבצע לפני סגירת חודש
סגירת חודש בהנהלת חשבונות כפולה היא לא רק נקודת סיום של תקופת עבודה. זו הזדמנות לעצור, לבדוק שהנתונים מתחברים ולזהות חוסרים או חריגות לפני שהם ממשיכים לחודש הבא.
ככל שמספר התנועות, הלקוחות, הספקים ואמצעי התשלום גדל, כך חשוב יותר לעבוד עם תהליך בקרה קבוע ולא להסתמך על בדיקות נקודתיות.
ריכזנו שבע בקרות שכדאי לשלב בשגרת סגירת החודש במשרד.
1. התאמות בנקים
נקודת פתיחה טובה היא לבדוק שהרישומים בספרים תואמים לפעילות בפועל בחשבונות הבנק.
כדאי לעבור על תנועות שטרם הותאמו ולבדוק אם קיימים:
- חיובים או זיכויים שטרם נרשמו
- תנועות כפולות
- סכומים שאינם תואמים
- תנועות שממתינות לסיווג
- הפקדות או תשלומים שעדיין לא נסגרו
המטרה היא לא רק להגיע ליתרה תואמת, אלא להבין את מקורו של כל פער ולא להשאיר תנועות לא מוסברות לחודש הבא.
2. יתרות לקוחות
יתרות פתוחות בכרטיסי לקוחות יכולות לספר הרבה על מצב העבודה.
כדאי לבדוק אילו חשבוניות עדיין פתוחות, האם התקבלו תקבולים שטרם שויכו והאם קיימות יתרות חריגות או ישנות שדורשות בדיקה.
שימו לב במיוחד ל:
- יתרות שנשארות פתוחות לאורך זמן
- תקבולים ללא שיוך
- זיכויים שלא קוזזו
- יתרות חריגות ביחס לפעילות הרגילה של הלקוח
בדיקה שוטפת מקלה על איתור טעויות ומונעת הצטברות של כרטיסים שדורשים טיפול מאוחר יותר.
3. יתרות ספקים
אותו עיקרון חל גם על כרטיסי הספקים.
בדקו שהחשבוניות והתשלומים משויכים נכון ושאין יתרות שלא ברור מה מקורן.
כדאי לזהות:
- תשלומים שטרם הותאמו לחשבונית
- חשבוניות כפולות
- יתרות חובה חריגות בכרטיס ספק
- זיכויים שלא טופלו
- מסמכים שחסרים להשלמת הרישום
כרטיס ספק מסודר מאפשר לקבל תמונה ברורה יותר של ההתחייבויות ולצמצם בירורים בהמשך.
4. בדיקת מע"מ ומסמכי המקור
לפני השלמת התקופה כדאי לבצע מעבר מסודר על הנתונים הרלוונטיים לדיווח ולבדוק שהעסקאות והתשומות נקלטו בצורה מלאה ובהתאם למסמכים שבידי המשרד.
בדוח המע"מ נכללים, בין היתר, נתוני העסקאות בתקופת הדיווח ומס התשומות, ולכן יש חשיבות לבדיקת שלמות הנתונים לפני הדיווח.
כדאי לבדוק:
- האם קיימים מסמכים שטרם נקלטו
- האם הסיווג החשבונאי מתאים
- האם קיימים סכומים חריגים
- האם מסמכי המקור הנדרשים נמצאים בתיק
- האם יש תנועות שמצריכות בדיקה מקצועית נוספת
5. המחאות, אשראי ותשלומים
לא כל תשלום שנרשם כבר הסתיים בפועל.
המחאות דחויות, תשלומי אשראי, העברות בנקאיות ואמצעי תשלום נוספים יכולים ליצור פערי עיתוי.
לפני סגירת החודש כדאי לבדוק את מצבם ולוודא שהתנועות משויכות לתאריכים, לחשבונות ולכרטיסים הנכונים.
בדיקה כזו יכולה למנוע מצב שבו פעולה נרשמת פעמיים או נשארת פתוחה ללא צורך.
6. תנועות ופקודות חריגות
כמעט בכל חודש קיימות תנועות שלא נראות כמו הפעילות הרגילה של העסק.
דווקא בהן כדאי להתמקד.
חפשו:
- סכומים גבוהים או נמוכים באופן חריג
- תנועות בכרטיסים שלא נעשה בהם שימוש בדרך כלל
- פקודות ידניות משמעותיות
- סכומים עגולים או חריגים
- תנועות שבוטלו ונרשמו מחדש
- יתרות בכיוון שאינו אופייני לכרטיס
לא כל חריגה היא טעות, אבל כל חריגה משמעותית היא סיבה טובה לעצור ולבדוק.
7. מבט כולל לפני הסגירה
אחרי שעוברים על הבקרות הנקודתיות, כדאי לבצע בדיקה אחת נוספת ברמת התמונה הכוללת.
הסתכלו על המאזן ועל הנתונים המרכזיים ושאלו:
האם התוצאה נראית הגיונית ביחס לחודש הקודם?
האם קיימת קפיצה משמעותית בסעיף מסוים?
האם יתרה מסוימת השתנתה בלי סיבה ברורה?
האם יש חשבונות עם יתרות שלא צפינו לראות?
לפעמים דווקא הסתכלות רחבה מאפשרת לזהות משהו שלא בלט בבדיקת התנועות הבודדות.
למה כדאי לעבוד עם צ'קליסט קבוע?
בתקופות עמוסות קל מאוד לבצע את אותן בדיקות בסדר שונה בכל פעם, או לגלות בדיעבד ששלב מסוים נשכח.
צ'קליסט קבוע יוצר שגרת עבודה ברורה.
הוא גם מאפשר לצוות לדעת מה כבר נבדק, מה עדיין ממתין לטיפול ואיפה נדרשת בדיקה מקצועית נוספת.
המטרה אינה להוסיף בירוקרטיה, אלא להפוך את הבקרה לחלק טבעי מתהליך העבודה.
איפה ניהולית משתלבת בתהליך?
ניהולית מבית ארדני מיועדת לעבודה בהנהלת חשבונות כפולה ומרכזת את העבודה החשבונאית בסביבה אחת.
כאשר הנתונים, התנועות והכרטיסים נמצאים במערכת מסודרת, קל יותר לעבור מתהליך הרישום לתהליך הבקרה ולזהות נקודות שדורשות טיפול.
המערכת אינה מחליפה את הבקרה המקצועית של מנהל החשבונות או המייצג.
היא מספקת את סביבת העבודה שבה ניתן לבצע אותה בצורה מסודרת ורציפה.
לסיכום
סגירת חודש טובה מתחילה הרבה לפני הלחיצה האחרונה.
התאמות בנקים, בדיקת כרטיסי לקוחות וספקים, מעבר על נתוני המע"מ, בקרת תשלומים, איתור תנועות חריגות ובחינה כוללת של הנתונים יכולים לעזור לזהות בעיות כשהן עדיין קטנות.
העיקר הוא לא לבצע כמה שיותר בדיקות.
העיקר הוא ליצור תהליך קבוע שבו ברור מה בודקים, מתי בודקים ומי אחראי לוודא שהנתונים מוכנים להמשך העבודה.
